In diesem Fall bist du nur ein Datensklave

Die Maschine räumt auf. Entscheiden musst trotzdem du.

In meiner Zeit als Controller habe ich es nicht gehasst, Datenbereinigung zu machen. Es machte mir schon auch Spaß, aber natürlich war es sehr zeitaufwendig. Wir hatten sehr viele Daten aus diversen Quellen, oftmals auch handschriftliche Quellen.

Das gehört einfach zum Job. Jedoch ist es jedem Controller bewusst, oder jedem, der mit den Daten arbeitet: Das ist der Hauptkern der Arbeit, und das sollte es nicht sein. Die Arbeit ist die Analyse, um die Basis für Entscheidungsgrundlagen zu schaffen.

In diesem Fall bist du nur ein Datensklave.

Ich wollte in meinem Job aber immer der Analyst sein, die Erzählung dahinter erkennen, das Ganze im Blick haben und daraus eine Story generieren, die dem Leser des Berichts auch etwas mitgibt. Dort sollte der Fokus sein. Und was bei der manuellen Bereinigung oft passiert: Es werden zusätzliche Fehler eingebaut oder übersehen, weil man in irgendwelchen Zellen klickt und dann wieder eintippt.

Zu meiner Verteidigung: Power Query gab es damals noch nicht. Ich war Controller zwischen 2012 und 2020. Als ich anfing, war das alles Handarbeit. Power Query kam 2013 als Zusatz-Add-in dazu, das man kennen und installieren musste, fest eingebaut in Excel ist es erst seit der Version 2016. In den letzten Jahren habe ich es natürlich verwendet.

Der Test

Also habe ich einen Test gemacht, mit dem Claude Add-in direkt in Excel. Es öffnet sich rechts als eigenes Menü, als Modell nehme ich Opus 5, damit habe ich gute Erfahrungen gemacht.

Die Datei hat 324 Zeilen und acht Spalten und ist von Hand gepflegt, entsprechend viele Fehler sind drin. Willst du daraus eine Pivot-Tabelle bauen, siehst du es sofort: Count of Betrag, du bekommst nur einen Count statt einer Summe. Und ein Blick zurück auf die Original-Zeilen zeigt, dass da viele, viele Fehler drinnen sind, die erst raus müssen.

Jetzt geht es darum, wie du das Ganze mit KI recht schnell und einfach bereinigen kannst.

Vorher musst du etwas klären

Du musst dir bewusst sein, dass diese Dateien hochgeladen werden. Der Grundsatz dabei ist immer: so wenig wie nötig, so viel wie möglich. Personenbezogene Daten, also alles, was unter die DSGVO fällt, lädst du niemals hoch. Hättest du welche, müsstest du sie entweder anonymisieren oder einfach weglassen. Wir geben generell sehr viel von unseren Daten frei, aber das sind unsere Daten. Fremde Daten sind es nicht, und Verstöße gegen die DSGVO können massive Strafen nach sich ziehen.

Was du in diesem Fall machen kannst: Überleg dir vorher, also in den Rohdaten, eine fiktive Kundennummer und lass sie generieren, nicht manuell, sondern automatisiert über eine Excel-Formel. Dann lässt du Auftragsnummer und Kundennummer im Datensatz drin und löschst die Kunden und die Ansprechperson einfach weg. Und dann kannst du frei arbeiten, weil du keine Datenschutzverordnung mehr brichst. Hast du ohnehin eine Kundennummer aus dem ERP-System, nimmst du natürlich die, statt eine zu generieren.

Wenn du im Unternehmensumfeld arbeitest, klär vorher mit deinen Vorgesetzten oder dem IT-Beauftragten ab, was du darfst. Möglicherweise darfst du Claude gar nicht nutzen, sondern musst ein von der IT freigegebenes Tool verwenden. Bei mir sind es fiktive Daten, ich könnte alles hochladen, wie ich will.

Das ist übrigens schon die erste Entscheidung, die dir niemand abnimmt: was überhaupt hochgeht.

Welche Möglichkeiten bestehen nun, das zu machen?

Du könntest jetzt natürlich manuell jeden Datensatz durchgehen. Das würde einen Megaaufwand mit sich bringen, will keiner machen, und es ist auch sehr, sehr fehleranfällig.

Und ja, es gäbe Power Query. Das kann man selbstverständlich verwenden, und wenn derselbe Ablauf jeden Monat läuft, ist es die bessere Wahl. Es ist nur etwas aufwendiger, weil ich da wieder recht viel selber machen muss. Hier ging es aber um etwas anderes: Ich wollte das Excel-Add-in von Claude testen. Der Unterschied zeigt sich genau dort, wo du vorher nicht weißt, was in der Datei kaputt ist. Power Query räumt auf, was du ihm sagst. Die KI sagt dir zuerst, was drin ist.

Ja, jetzt starten wir. Der Schmerz ist klar: Es lässt sich keine Auswertung machen, weil in den Spalten total unterschiedliche Schreibweisen stehen.

Ich habe nicht auf Auto-Modus geschalten, sondern ich will immer informiert werden, wenn irgendwas Wichtiges getan wird. Und dann fängt sie an zu fragen. Wie stark sollen die Kategorie-Varianten zusammengefasst werden. Wie soll mit den Duplikaten umgegangen werden. Ob Ort und Postleitzahl getrennt werden sollen.

Die Fragen waren nur so zu verstehen, dass es Unklarheiten gibt. Also wofür sie eine Entscheidung von mir braucht. Und genau dort liegen meine zwei Fehler.

Bei den Kategorien habe ich gesagt: Synonyme zusammenlegen. Sprich, sie sucht sich Beratung und vereinheitlicht nicht nur Beratung klein und Beratung in Großbuchstaben, sondern macht daraus eine Beratung, und dann ist es eine Kategorie. Nur gab es in der Liste auch "Beratung Vertrieb". Das ist keine Schreibweise von Beratung, das ist etwas anderes. Zusammengelegt ist zusammengelegt.

Bei der Spalte bezahlt habe ich diktiert: Wo kein Ja oder Nein steht, beziehungsweise wo leer oder 0 steht, soll "offen" hinein. Nur war "offen" in der Liste schon ein eigener Wert, und leer hieß etwas anderes. Jetzt ist beides dasselbe.

Beides habe ich in Sekunden entschieden, und die KI hat genau das gemacht, was ich gesagt habe.

Was mich dabei gerettet hat: Sie legt vorher eine Sicherung an und schreibt am Ende einen Report, was gemacht worden ist. Wer merkt, dass er falsch entschieden hat, geht über die Sicherung zurück und macht den einen Schritt neu. Deshalb ist die Sicherung wichtiger als die Geschwindigkeit. Genutzt habe ich sie nicht, es war ein Test und die Datei ist längst weg.

Sehr gut, dass sie es gelassen hat

In der Spalte Ansprechpartner stand "Zehentner Christoph", ohne Komma. Das lässt sich nicht sicher erkennen, und sie hat es nicht aufgelöst, sondern hingeschrieben, dass sie sich da nicht sicher ist.

Finde ich eine sehr gute Variante. Für einen Menschen ist klar, oder zumindest für einen Österreicher, dass Zehentner der Nachname ist und Christoph der Vorname. Hundertprozentig sicher kann man sich da aber nicht sein, und daher auch sehr gut, dass die KI es gelassen hat.

Genau das ist der Gegensatz zu meinen zwei Entscheidungen. Sie hat dort nicht geraten, wo sie es nicht wissen konnte. Ich habe dort entschieden, wo ich hätte nachsehen können.

Ich hab innerhalb von Sekunden meine ganzen Auftragsdaten gereinigt, und ich bin immer wieder begeistert, welche Möglichkeiten uns die KI hier bietet.

Wann hast du zuletzt etwas zusammengelegt, ohne vorher nachzusehen, was du da eigentlich zusammenlegst?

Der Schnell-Check

• Klär vorher ab, was du hochladen darfst. Im Unternehmen mit dem IT-Beauftragten, nicht nachher.
• Ersetz personenbezogene Spalten durch eine Nummer, bevor die Datei irgendwohin geht.
• Schalt nicht auf Auto-Modus. Du willst die Rückfragen sehen.
• Lass dir die vorkommenden Werte einer Spalte zeigen, bevor du etwas zusammenlegen lässt.
• Sicherung vor dem ersten Schreibvorgang. Sie ist deine einzige Rückfahrkarte.

Nur die Arbeit hat sich verschoben. Sie liegt nicht mehr im Klicken, sie liegt im Entscheiden.

IMPLEMENTATION KIT

Die KI-Datenschutz-Ampel für Controller und Buchhalter

Zu genau der Frage, die oben steht, habe ich ein PDF erstellt: was man hochladen darf und was nicht. Zwei Seiten, eine schnelle Übersicht, wie das wirklich funktioniert. Grün, gelb, rot, sortiert nach Datenarten, wie sie in einer Buchhaltung tatsächlich vorkommen.

​Hier ist die DSGVO-Ampel, ohne Anmeldung.​

Aus dem Pinzgau

Ich schaue gerade die Serie zu Dan Browns "The Lost Symbol". Sie ist eigentlich ziemlich gut unterhaltsam. Jedoch hasse ich es, wenn Serien oder Filme vom Buch abweichen. Das mag ich einfach nicht.

Ein Film, den ich empfehlen kann, ist "Der Astronaut – Project Hail Mary" mit Ryan Gosling. Wobei auch hier das Buch wesentlich besser ist, "Project Hail Mary" von Andy Weir.

Bis nächste Woche,

Hans Peter

P.S. Mehr zum Umgang mit KI und Excel findest du auf aimadesimple.at. Dort kommen nach und nach auch Kurse und Videos zum Thema dazu.