Wo die Maschine aufhört und du anfängst

Das System hinter den letzten Wochen. Und warum die Reihenfolge alles trägt.

Ich muss ein System ganz verstehen, bevor ich damit arbeiten kann.

Nicht jedes Detail. Aber die Basis und die Hintergründe. Sonst geht bei mir gar nichts.

Deshalb habe ich es in jedem Job gehasst, mittendrin anzufangen.

Einmal bin ich beim Wirtschaftsprüfer in eine laufende Prüfung dazugekommen. Meine Aufgabe war ein kleiner Teil der Umsätze, erfasst über das Kassensystem einer großen Drogeriekette.

Ich habe gemacht, was man mir gesagt hat.

Und ich fand es frustrierend und sinnbefreit. Nicht weil die Arbeit schwer gewesen wäre, sondern weil ich nicht wusste, wofür sie gut ist.

Ein Jahr später saß ich wieder an derselben Prüfung. Diesmal kannte ich den Prüfprozess, die Verfahren davor und das ganze Umsatzsystem dahinter.

Und plötzlich ergab der Schritt vom Vorjahr Sinn. Derselbe Schritt, dieselben Zahlen. Nur wusste ich jetzt, wo er hingehört.

Genau da stehen die meisten gerade mit KI

Du kennst einzelne Handgriffe. Einen Prompt fürs Bereinigen, einen fürs Zusammenfassen. Jeder für sich funktioniert.

Und trotzdem fühlt es sich an wie mittendrin angefangen.

In den letzten Wochen haben wir sie einzeln durchgegangen. Rohdaten säubern. Die Frage, wo deine Daten liegen. Eine Datei versandfertig machen. Warum die beste Auswertung niemanden bewegt.

Das sah nach fünf Themen aus. Es war eines.

Es ist ein Ablauf mit fünf Stationen. An jeder macht die Maschine den Großteil der Arbeit und lässt dir genau eine Entscheidung übrig.

Das ist das System. Nicht die Werkzeugkette.

Station 1: Was geht überhaupt rein

Die Maschine verarbeitet alles, was du ihr gibst. Deshalb entscheidest du, was sie bekommt.

Deine Entscheidung: Braucht die KI das wirklich? Fast immer nein.

Am sichersten ist die Angabe, die du gar nicht hochlädst. Alles andere ist Schadensbegrenzung durch Vertrag und Konfiguration.

Diese Station steht ganz vorn, und zwar nicht aus Vorsicht. Sondern weil das Säubern selbst schon der Upload ist. Wer erst hochlädt und dann aussortiert, hat die Daten längst aus der Hand gegeben.

Station 2: Säubern, mit sichtbaren Rückfragen

Hier verschwindet der Berg. Was mich früher zwei Tage gekostet hat, räumt die Maschine in Minuten.

Und der Berg ist meistens dieselbe Sorte Datei. Von Hand gepflegt, über Jahre gewachsen, von wechselnden Leuten. Das Epizentrum of Trouble.

Deine Entscheidung: kein Auto-Modus. Du willst die Rückfragen sehen.

Ein Satz im Prompt reicht dafür: prüfe erst, fasse zusammen, ändere nichts, bevor du eine Freigabe hast.

Diese Station steht vor der nächsten, weil du vorher gar nicht weißt, was es zu entscheiden gibt. Welche Schreibweisen wirklich vorkommen, siehst du erst auf den bereinigten Daten.

Station 3: Auswerten, und zwar reproduzierbar

Jetzt kommt die Zahl. Und hier machen die meisten den Fehler, den ich selbst gemacht habe.

Sie fragen die KI nach dem Ergebnis.

Deine Entscheidung: Formel statt Antwort. Lass dir den Weg zur Zahl geben, nicht die Zahl.

Ich habe drei Werkzeuge gebeten, einen Report so zu bauen wie beim letzten Mal. Alle drei haben andere Zahlen geliefert.

Eine Formel steht in der Zelle, rechnet jedes Mal gleich und lässt sich aufklappen.

Diese Station steht vor der Prüfung, weil du sonst in der Prüfung nichts vorzuzeigen hast. Ein Chatverlauf ist kein Prüfpfad.

Station 4: Prüfen, bevor jemand anderer prüft

Die Auswertung sieht fertig aus. Sie ist es nie.

Eine Auswertung, die niemand geprüft hat, ist wie eine Beachbar am Strand einer Wüstenoase. Sieht nach Urlaub aus. Dahinter liegt ein Tümpel.

Deine Entscheidung: lass die KI deine eigene Analyse zerlegen, bevor es jemand anderer tut.

Das ist der unangenehmste Handgriff im ganzen Ablauf, weil du aktiv nach dem Loch in deiner eigenen Arbeit suchst. Es ist auch der, der dich vor dem Termin rettet, in dem jemand die eine Frage stellt, an die du nicht gedacht hast.

Und er steht vor dem Erzählen. Wer eine Zahl erzählt, bevor er sie zerlegt hat, verkauft eine Aussage, die er bei der ersten Rückfrage nicht hält.

Station 5: Erzählen, damit etwas passiert

Eine richtige Zahl, die niemanden bewegt, war umsonst.

Deine Entscheidung: ein Satz, der mit „Deshalb solltest du" beginnt.

Bau die Auswertung als Krimi. Problem, Spuren, die entscheidende Spur, Empfehlung. Zoom raus auf den Trend, zoom rein auf den einen Fall.

Kennzahlen liefern Fakten. Die Bedeutung lieferst du.

Und diese Station kann dir die Maschine am wenigsten abnehmen, weil nur du weißt, wer im Raum sitzt und was er entscheiden muss.

Wo es bei mir selbst reißt

Bei Station 2 bin ich oft schludrig.

Der Auto-Modus ist bequem. Er ist schnell. Und unter Zeitdruck will ich einfach ein Ergebnis sehen, also lasse ich ihn laufen.

Ich bin über die Jahre oft genug darüber gestolpert, um es besser zu wissen. Bequem ist er trotzdem.

Der Auto-Modus macht die Arbeit. Er zeigt dir nur nicht, wo er sich entschieden hat. Wer ihn für sich arbeiten lässt, sollte wissen, was er dabei aus der Hand gibt.

Station 1 habe ich am Anfang schlicht übersprungen.

Ich habe hochgeladen und danach überlegt. Heute steht die Frage davor: Braucht die KI diese Information wirklich?

Zehn Sekunden, bei jedem Upload. Das ist die billigste der fünf Entscheidungen und die, die am meisten verhindert.

Was du heute mitnimmst

Bau nicht alle fünf Stationen auf einmal ein. Nimm eine.

Wenn du dich nicht entscheiden kannst, nimm Station 3. Sie kostet dich beim nächsten Mal zehn Sekunden mehr, und sie ist der Unterschied zwischen einer Zahl und einer Zahl, die du in vier Wochen noch einmal herstellen kannst.

Der Schnell-Check

• Station 1: Braucht die KI das wirklich? Was du nicht hochlädst, kann nicht herauskommen
• Station 2: Rückfragen sichtbar? Kein Auto-Modus, und eine Sicherung vor dem ersten Schreibvorgang
• Station 3: Formel oder Antwort? Nur die Formel rechnet morgen dasselbe
• Station 4: Hast du deine eigene Auswertung zerlegen lassen, bevor es jemand anderer tut?
• Station 5: Steht unter der Zahl ein Satz, der mit „Deshalb solltest du" beginnt?

Fünfmal hält sie an. Fünfmal entscheidest du.

Das sind die Momente, für die du bezahlt wirst.

An welcher der fünf Stationen hörst du gerade auf, weil es dort unbequem wird?

Antworte auf diese Mail mit einer Zeile. Ich lese jede Antwort.

In eigener Sache: das Thema, das heute nicht kommt

Letzte Woche stand hier, was heute kommt. Es kommt nicht.

Im P.S. der letzten Ausgabe habe ich dir den 14. September angekündigt. Microsoft nimmt an dem Tag die COPILOT-Funktion aus Excel, und ich wollte dir schreiben, warum das mehr ist als eine gestrichene Funktion.

Ich habe das Thema gestrichen.

Der Grund ist banal. Ich habe die Funktion nie gehabt. Sie lief nur mit einer Lizenz, die ich nicht habe, und ich hätte dir nichts zeigen können, das ich selbst durchgezogen habe.

Ich hätte darüber schreiben können. Die Sätze wären gut geworden.

Aber sie wären ein Kommentar gewesen. Und nach fünf Ausgaben darüber, dass du für deine Zahlen geradestehen musst, kann ich schlecht mit etwas schließen, das ich nur gelesen habe.

Das ist keine große Sache. Es ist genau die Entscheidung, die du in jeder Auswertung fünfmal triffst.

Ein Satz aus der Sache bleibt trotzdem stehen, und er stammt aus Microsofts eigener Dokumentation: für Zahlen nimm native Formeln. Das gilt für jede KI in jeder Zelle, auch nach dem 14. September.

Die KI-Datenschutz-Ampel

Station 1 ist die billigste Entscheidung des ganzen Ablaufs, und sie ist die, bei der die meisten raten. Die Ampel nimmt dir das Raten ab.

Grün, gelb, rot, sortiert nach Datenarten, wie sie in einer Buchhaltung tatsächlich vorkommen. Zwei Seiten. Auf Seite zwei steht der vollständige Weg, wie du Daten in Excel weglässt, verdichtest oder ersetzt.

​Hier ist die DSGVO-Ampel.​

Aus dem Pinzgau

Das war einer der heißesten Sommer, die ich je erlebt habe. Und jetzt fühlt es sich an, als stünde der Herbst schon vor der Tür.

Was natürlich heißt: die Schisaison ist auch nicht mehr weit. Nach diesem Wahnsinnssommer kommt es mir komisch vor, jetzt schon wieder an den Winter zu denken.

Heute zu Mittag gab es Blaubeeren-Nocken. Die letzten Grüße vom Sommer. Herrlich waren sie, und plötzlich war ich wieder in meiner Kindheit.

Nächsten Montag starten meine Kinder wieder mit der Schule. Für meine Tochter ist es der erste Schultag überhaupt. Sie freut sich schon riesig und ist ordentlich aufgeregt.

Ich bin es vermutlich auch, nur sagt man das als Vater nicht so laut.

Und sie darf ganz vorne anfangen, mit dem ganzen System noch vor sich.

Bis nächste Woche,

Hans Peter

P.S. Der Prüfschritt bei der Drogeriekette war nie das Problem. Das Problem war, dass ich das System dahinter nicht kannte. Bei KI in Excel ist es genauso.

Die ganze Serie zum Nachlesen:#45 Die KI, die 1,9 Millionen Euro erfand · #47 Warum deine beste Analyse niemanden bewegt · #49 In diesem Fall bist du nur ein Datensklave · #50 Die Zehn-Sekunden-Frage vor jedem Prompt · #51 Auf den ersten Blick völlig harmlos​

P.P.S. Damit ist die Excel-Serie zu Ende. Was als Nächstes kommt, weiß ich noch nicht ganz. Wenn du eine Ausgabe im Kopf hast, die dir gefehlt hat, schreib sie mir. Ich baue die nächsten Wochen daraus.