Die Zehn-Sekunden-Frage vor jedem Prompt

Fünf Fragen, und die erste erledigt meistens schon den Rest.

Letzte Woche ist es mir selbst passiert. Ich habe sensible Daten in Claude eingegeben. In meinem Fall war es ein Passwort.

Es war gerade stressig, ich wollte mein Thema noch vor dem nächsten Meeting abschließen. Jeder kennt diese Situation.

Eine kleine Unaufmerksamkeit, und das Passwort war abgeschickt.

Das verursachte Mehraufwand bei meinem Kollegen aus der Infrastruktur. Er musste das Passwort neu setzen, und ich musste es überall, wo es gebraucht wird, nochmals eintragen und prüfen.

Ich wollte schnell sein, passte nicht auf und erzeugte erheblichen Mehraufwand.

Bei dir ist es vielleicht kein Passwort. Stell dir vor, du arbeitest in einem Kfz-Betrieb oder bei einer Versicherung. Du willst einem Kunden eine E-Mail schreiben.

Also kopierst du Kundennummer, Fahrzeug und Finanzierungsdaten in ein Gratis-ChatGPT, sagst „schreib mir eine E-Mail”, und ab die Post.

Zwei Minuten gespart.

Aber weißt du wirklich, was mit diesen Daten passiert ist? Wo sie jetzt liegen? Und wie du sie zurückholst?

Die meisten fangen an dieser Stelle an, über Serverstandorte zu reden. Das ist die zweite Frage. Hier sind fünf, in der richtigen Reihenfolge.

Frage 1: Braucht die KI wirklich echte Namen?

Das ist die Zehn-Sekunden-Frage. Stell sie dir, bevor du auf Senden drückst.

Braucht die KI echte Daten, echte Namen, um deine Frage zu beantworten? In fast hundert Prozent der Fälle lautet die Antwort: nein, braucht sie nicht.

Was fast immer unbedenklich ist: anonymisierte Daten, aggregierte Zahlen, Summen, Quoten, erfundene Beispiele, öffentliche Zahlen, Formeln, Strukturanweisungen. Kannst du jederzeit hochladen.

Kritisch wird es bei internen Kennzahlen ohne Namen und bei Kundendaten mit entfernter Identifikationsmöglichkeit. Das gehört nur noch in Tools mit Auftragsverarbeitungsvertrag oder EU-Datenhaltung.

Und dann gibt es Rot. Niemals, auch nicht mit Vertrag: Namen, Gehälter, Sozialversicherungsnummern, IBAN, Steuernummern, Gesundheitsdaten, Geschäftsgeheimnisse, unveröffentlichte Ergebnisse, Kunden- und Lieferantendaten im Klartext.

Merk dir den Grundsatz: Weglassen schlägt Anonymisieren.

Du kannst Daten immer anonymisieren. Aber stell dir vorher die Frage, ob du sie überhaupt brauchst.

Frage 2: Auf welchem Konto bin ich?

Privates Konto oder Firmenkonto. Das ist kein Detail, das ist die Weiche.

Im Privataccount musst du selbst entscheiden, ob deine Eingaben für weiteres Training verwendet werden. Wenn du diese Einstellung nicht kennst, könnten es sein, dass Daten für die Verbesserung der Modelle verwendet werden.

Und dann bist du niemals compliant. Du widersprichst den Vorgaben deines eigenen Unternehmens.

Das ist die Schatten-KI, die viele Unternehmen noch immer haben.

Ich habe für berufliche Zwecke auch meine eigenen Accounts benutzt. Ehrlich gesagt, um einfach schneller zu sein.

Also: Firmentools. Microsoft 365 oder Copilot mit Vertrag und EU-Datenhaltung. Dort wird nicht auf deinen Daten trainiert, und dort darfst du auch gelb markierte Daten verwenden.

Aber der Grundsatz aus Frage 1 gilt weiter. Datensparsamkeit bleibt gute Praxis, auch mit Vertrag.

Frage 3: Wo liegt es, und wo wird gerechnet?

Jetzt erst kommt der Serverstandort. Und da musst du zwei Ströme unterscheiden.

Der eine ist der Inhalt: dein Prompt, deine Datei, die Antwort. Der kann in der EU bleiben, wenn der Vertrag und die Region stimmen.

Der andere ist der Umschlag: Login, IP-Adresse, Uhrzeit, Abrechnung, Routing, Modellwahl. Der trägt die Adresse, damit die Anfrage überhaupt ankommt. Und er wird von den Betreibern meist nicht in der EU gehalten, sondern irgendwo weltweit.

Da nutzt kein Vertrag. Das macht der Betreiber einfach so.

Für den Inhalt musst du zwei Dinge getrennt fragen, und das verwechseln fast alle.

Stell dir deinen Steuerberater vor. Deine Unterlagen liegen in seinem Safe, im Büro in Salzburg. Das ist die Speicherung.

Aber arbeitet er auch dort damit? Oder nimmt er die Mappe mit nach Hause? Das ist die Verarbeitung. Und das ist eine ganz andere Frage.

Genauso ist es bei KI-Tools. Wo die Daten liegen und wo gerechnet wird, sind zwei Orte. Wer nur einen nennt, hat die Frage nicht beantwortet.

Dazu kommt der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO. Der regelt, wer für dich Daten verarbeiten darf. Verantwortlich bleibst trotzdem du.

Frage 4: Was geht mit, ohne dass ich es sehe?

Hier wird es unangenehm, und hier liegt der eigentliche Punkt der Ausgabe.

Du arbeitest mit einer Kundendatei. Sie heißt Umsatz_Mueller_GmbH_Q3.xlsx. Drin stehen Monat, Menge, Umsatz. Keine Namen, keine Kundennummern, nur Zahlen.

Du prüfst den Inhalt. Der ist sauber.

Hochgeladen wird trotzdem auch, wie die Datei heißt.

Und damit hast du personenbezogene Daten im System. Streng genommen erst dann, wenn hinter dem Firmennamen eine natürliche Person steht, und bei einer Müller GmbH ist das meistens der Fall.

Aber selbst wenn nicht: Die Kundenbeziehung hat dein Unternehmen verlassen, bevor du den ersten Prompt geschrieben hast.

Das Gleiche passiert über die Schnittstelle. Excel-Add-in, API, Automatisierung. Auch dort fahren Dateiname und Metadaten mit.

Und noch etwas gehört dazu: Selbst wenn Daten eines US-Anbieters in Frankfurt liegen, können US-Behörden darauf zugreifen. Maßgeblich ist nicht der Standort der Festplatte, sondern wer die Kontrolle darüber hat. Der rechtliche Rahmen dafür wird gerade angegriffen, entschieden ist nichts.

Frage 5: Was passiert danach?

Die Anfrage ist beantwortet. Und dann?

Schau nochmal aufs erste Bild, dritte Station. Anfragen und Antworten werden mitgeschrieben. Wie lange, steht in der Dokumentation.

Dazu kommt der Zwischenspeicher, damit wiederkehrende Textblöcke nicht jedes Mal neu geladen werden müssen. Und wenn das Tool im Hintergrund eine Websuche startet, geht ein Teil deiner Anfrage an einen weiteren Dienstleister.

Frag danach, bevor du ein Tool im Unternehmen einführst. Nachher ist es eine Aufräumaktion.

Der Schnell-Check

• Zehn Sekunden vor dem Senden: Braucht die KI echte Namen? Fast immer nein
• Konto prüfen: privat oder Firma. Im Privataccount bist du selbst für die Trainingseinstellung zuständig
• Zwei Orte getrennt erfragen: wo wird gespeichert, wo wird gerechnet. Recherchiere
• Dateinamen umbenennen, bevor du hochlädst. Kostet fünf Sekunden
• Im Unternehmen vorher klären, was du überhaupt verwenden darfst. Nicht nachher

Und wenn du nur einen Satz mitnimmst:

Am sichersten ist die Angabe, die du gar nicht hochlädst. Alles andere ist Schadensbegrenzung durch Vertrag und Konfiguration. Und beides kann sich ändern, ohne dass du gefragt wirst.

Die KI-Datenschutz-Ampel

Grün, gelb, rot, sortiert nach Datenarten, wie sie in einer Buchhaltung tatsächlich vorkommen. Zwei Seiten. Drin steht auch der Weg, wie du Daten in Excel schnell anonymisierst oder verdichtest, statt sie wegzulassen.

​Hier ist die DSGVO-Ampel, ohne Anmeldung.​

Aus dem Pinzgau

Mein Sohn entwickelt sich zu einem begeisterten Mountainbiker und Trailfahrer. Das heißt für mich: Ich fahre die Trails mit. Es macht unglaublich viel Spaß, und dafür ist der Pinzgau mit seinen unzähligen Möglichkeiten geradezu prädestiniert.

Ein Tool, das ich mir gerade genauer ansehe, ist Notion. Es macht viel Spaß, damit meine eigenen Sachen zu organisieren. Das Aufsetzen ist viel Arbeit, aber ich muss sagen: Es lohnt sich. Endlich habe ich ein Organisations-Tool, das mir wirklich hilft. Dazu schreibe ich später mehr, oder ich mache ein Video.

Bis nächste Woche,

Hans Peter

P.S. Die Zehn-Sekunden-Frage ist unbequem, weil sie fast immer mit „nein, braucht sie nicht” endet. Genau deshalb wirkt sie.

P.P.S. Nächste Woche wird es konkret: dieselbe Frage, angewandt in einer echten Tabelle. Mit Formeln zum Nachbauen.