Auf den ersten Blick völlig harmlos

Vier Entscheidungen, die dir die KI nicht abnimmt.

Ich kann mich noch an einen Auftrag erinnern, aus meiner Zeit im Team eines Wirtschaftsprüfers.

Wir sollten eine Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen. Es hätte schnell gehen können.

Aber die Daten, die der Kunde geliefert hat, waren eine Katastrophe.

Mehrere Tage habe ich gebraucht, zwei davon allein für die Datenbereinigung. Bevor überhaupt die erste Zahl in der Bilanz stand.

Heute macht die Maschine denselben Berg in Minuten.

Und sie macht es besser, als ich gedacht habe. Überrascht hat mich die Geschwindigkeit. Und mehr noch das Nachfragen der KI bei den einzelnen Bereinigungsschritten.

Claude sitzt dabei als Add-in direkt in Excel, nicht in einem Chatfenster daneben. Jede Kategoriezusammenfassung. Jedes Datumsformat. Die Währung. Die offenen Beträge. Immer mit einem Vorschlag, immer mit einem Beispiel, das nachvollziehbar war.

Dafür sorgt ein Satz im Prompt: prüfe erst, fasse zusammen, ändere nichts, bevor du eine Freigabe hast. Damit prüft das Tool genau das, was du geprüft haben willst, und stellt die Fragen einzeln statt gesammelt.

Welches Tool, ist dabei zweitrangig. Copilot bringt den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bei kommerziellen Microsoft-365-Kunden schon mit, greift dafür aber auf alles zu, womit der Nutzer je gearbeitet hat. Berechtigungen also prüfen, bevor du ihn einsetzt, nicht danach. Bei ChatGPT oder Claude holst du dir den AVV selbst und entscheidest dafür bei jedem Upload, was hochgeht.

Was gleich kommt, funktioniert in allen dreien. Und in Excel allein auch.

Das Unangenehme ist nicht, dass man etwas falsch macht. Es ist, dass man es nicht merkt.

Denn vier Dinge nimmt dir auch das beste Tool nicht ab. Drei davon fallen an, bevor die Datei überhaupt hochgeht.

Entscheidung 1: Wie kommst du wieder zurück?

Ich habe mir dafür eine Auftragsliste mit Dummy-Daten gebaut, so wie sie in einem Betrieb wirklich aussieht. Von Hand gepflegt, über Jahre gewachsen, von wechselnden Leuten.

Der Kollege hat brav die Auftragsnummer eingetragen, den Kunden, den Ansprechpartner, den Ort.

Was fehlt, ist eine Kundennummer.

Und damit habe ich ein Problem. Wenn ich Kunde und Ansprechpartner herauslösche, das Ergebnis weiterverarbeite und danach die Namen wieder brauche, tue ich mir schwer, das zurückzuführen.

Also baue ich mir den Schlüssel selbst, bevor ich lösche.

Ich markiere Spalte A und lasse mir über die bedingte Formatierung die doppelten Werte anzeigen. Zwei Auftragsnummern sind doppelt vergeben. Bei denen hänge ich ein A an die Nummer, und schon ist jede Zeile eindeutig.

Dann speichern, unter neuem Namen. Und aufgepasst beim Dateinamen: das sind Metadaten, die gehen mit hoch.

Die entscheidende Frage ist: was passiert mit der Datei?

Ab jetzt arbeite ich mit zwei Dateien. Das Original bleibt liegen, mit allen Namen und allem, was sonst drinsteht. Hochgeladen und weitergearbeitet wird nur mit einer Kopie.

In dieser Kopie lösche ich Kunde und Ansprechpartner.

Der Vorteil dieser Vorgehensweise: die KI hat Kunde und Ansprechpartner, also die Klarnamen, nie gesehen. Diese Spalten wurden vorher gelöscht.

Der Rückweg ist danach eine einzige Formel. Ein XVERWEIS über die Auftragsnummer holt Kunde und Ansprechpartner aus dem Original wieder herein. Das funktioniert nur, weil die Nummer eindeutig ist.

Eine Grenze hat das aber. Der Zeilen-Key bringt jede Zeile zurück. Würde ich eine Auswertung pro Kunde brauchen, funktioniert das Ganze nicht.

Zum Bereinigen ist der Weg gut. Fürs Auswerten wird es schwieriger: sobald du summierst oder gruppierst, schaffst du den Rückweg nicht mehr.

Dann brauchst du doch einen Schlüssel pro Kunde und nicht pro Zeile. Wenn dein ERP eine Kundennummer liefert, nimm die. Wenn nicht, ist das ein Thema für sich.

Entscheidung 2: Reicht der erste Blick?

Kunde raus, Ansprechpartner raus. Übrig bleibt eine Datei, die völlig harmlos aussieht.

Auf den ersten Blick.

Ich empfehle, einen zweiten zu riskieren. Pivot drüber, aber nicht die Summe. Die Anzahl.

Und da sehe ich es: In der Kategorie Gutachten stehen zwei Aufträge. Eine sehr kleine Gruppe.

Damit lässt sich theoretisch jemand identifizieren. Wer das Unternehmen kennt, kann bei zwei Aufträgen nachvollziehen, welcher Kunde dahintersteckt. Dafür braucht er einiges an Wissen über den Betrieb, aber möglich ist es.

Die Faustregel dazu: eine Gruppe sollte aus mindestens fünf Datensätzen bestehen. Hier sind es zwei.

Ehrlich gesagt sehe ich das in diesem Fall nicht als tragisch. Man müsste sehr viele Informationen über das Unternehmen zusammenziehen, um wirklich dorthin zu kommen.

Aber es ist ein Hinweis.

Entscheidung 3: Was gibst du frei, ohne es zu sehen?

In der Datei steckte noch ein zweites Tabellenblatt. Ausgeblendet, du siehst es nicht.

Eine Preisliste. Und ein Name darauf, als Autor.

Ein ausgeblendetes Tabellenblatt ist wie der Keller bei einer Wohnungsbesichtigung. Alle stehen im Wohnzimmer, und unten steht seit acht Jahren die Tiefkühltruhe vom Vormieter.

Das ist gefährlich. Die Datenspalten waren sauber, die Datei war es nicht.

Der Handgriff dazu steckt in Excel: Datei, Informationen, Auf Probleme überprüfen, Dokument prüfen.

Prüf das, bevor du die Datei zur Verarbeitung freigibst. Und vergiss den Dateinamen nicht. Wenn die Datei Müller GmbH Umsatz Quartal 4 heißt, ist der Kunde wieder nachvollziehbar, bevor der erste Prompt geschrieben ist.

Dazu kommt etwas, das man bei Excel leicht übersieht: das Tool nimmt alles mit. Was in der Mappe steht, landet im Kontext. Nicht nur der Bereich, den du für wichtig hältst.

Entscheidung 4: Was bleibt Handarbeit?

Die Schreibweisen.

Die KI hat nur bereinigt, was sie gesehen hat. Die Klarnamen waren nicht dabei.

Das heißt: sobald ich sie zurückhole, sind sie genau so unordentlich wie vorher.

Derselbe Kunde steht dreimal drin, einmal mit Leerzeichen vorne, einmal anders geschrieben. Das räumt dir keine Formel weg, solange du entscheiden musst, welche Schreibweise die richtige ist.

Mein Weg: eine Pivot drüber, Kunde und Ansprechpartner hineinziehen. Dann sieht man recht schön, was zu bereinigen ist.

Danach zwei Fenster nebeneinander. Links die Pivot, rechts das Original. Ich suche mir die saubere Schreibweise heraus, filtere im Original auf die falschen und tausche sie per Copy and Paste aus. Dasselbe beim Ansprechpartner.

Das dauert etwas länger.

Dafür ist sichergestellt, dass keine Namen und keine personenbezogenen Daten in das Tool kommen.

Warum das erst jetzt kommt und nicht vor dem Upload: vorher weiß ich gar nicht, welche Varianten es gibt. Die Pivot zeigt es mir erst auf den bereinigten Daten. Und ich will die Handarbeit nicht an Zeilen machen, die die KI danach möglicherweise als Dublette markiert oder entfernt.

Diese Datei ist ab jetzt die Arbeitsdatei. Saubere Zahlen aus der Kopie, saubere Namen von Hand. Das Original bleibt als Nachschlagequelle liegen und wird nicht mehr angefasst.

Und dann noch die Doppelten. Eindeutig gemacht habe ich sie, angesehen habe ich sie damit noch nicht.

Wo bei einem doppelten Datensatz der Fehler liegt und was mit ihm geschehen soll, ist eine fachliche Entscheidung. Keine technische.

Der Schnell-Check

• Braucht die KI die Namen wirklich? Fast immer nein. Datensparsamkeit bleibt der Grundsatz
• Hast du den Rückweg gebaut, bevor du löschst? Ohne eindeutigen Schlüssel gibt es kein Zurück
• Hat jede Gruppe mindestens fünf Einheiten? Pivot mit Anzahl, nicht mit Summe
• Ist die Datei sauber, nicht nur die Daten? Zweites Blatt, Autor, Dateiname
• Liegt der Schlüssel getrennt? Nicht im selben Dokument, das du hochlädst

Zwei Tage habe ich damals allein fürs Bereinigen gebraucht. Den Berg räumt heute die Maschine in Minuten.

Was übrig bleibt, dauert etwas länger. Es ist der Teil, den du nicht wegautomatisieren kannst, und der Teil, für den du geradestehst.

Die KI-Datenschutz-Ampel

Grün, gelb, rot, sortiert nach Datenarten, wie sie in einer Buchhaltung tatsächlich vorkommen. Zwei Seiten. Auf Seite zwei steht der vollständige Weg, wie du Daten in Excel weglässt, verdichtest oder ersetzt.

​Hier ist die DSGVO-Ampel.​

Aus dem Pinzgau

Dieser Tage war wieder der IRONMAN 70.3 in Zell am See und Kaprun. Ich bin jedes Mal fasziniert von den Leistungen dieser Sportler. Nicht so sehr von den Profis, sondern von den Amateuren.

Mit welchem Elan die ans Werk gehen. Und was für eine enorme Vorbereitung dahintersteckt, Monate bis Jahre, neben Job und Familie.

Ich gratuliere jedem, der das finisht.

Bis nächste Woche,
Hans Peter

P.S. „Völlig harmlos, auf den ersten Blick” ist kein Urteil. Es ist eine Aufforderung, einen zweiten zu riskieren.

P.P.S. Der 14. September ist der Stichtag. Warum das mehr ist als eine gestrichene Funktion, steht nächste Woche hier.