Wann KI in Excel wirklich Sinn macht

Wann sich KI in Excel lohnt und wann sie nur der teurere Umweg ist

Diese Woche fragte mich ein Freund ganz beiläufig, wann KI in Excel eigentlich Sinn macht. Ich unterrichte das Thema, ich schreibe seit Monaten darüber.

Und ich war kurz überfragt.

Mein erster Impuls war „eigentlich immer”. Ich hab’s zum Glück nicht gesagt, denn es stimmt nicht.

Excel kann heute viel mehr, als die meisten nutzen: Python in der Zelle, Power Query, Pivot. Wer das beherrscht, braucht für viele Aufgaben keine KI. Und wer es nicht beherrscht, merkt oft nicht, wenn die KI danebenliegt.

Da ist KI ein Umweg.

Die ehrliche Antwort war also: Kommt drauf an. Genau die Antwort, die keiner hören will. Also habe ich das „Kommt drauf an” auseinandergenommen.

Tool-Videos zeigen dir, was mit KI alles geht. Wann es sich lohnt, musst du selbst herausfinden. Im Dezember habe ich dir meine 80/20-Regel gezeigt: KI macht 80 Prozent einer Aufgabe, du den Feinschliff. Heute geht es um die Frage davor. Welche Aufgabe bekommt KI überhaupt?

Bevor du KI einsetzt, stell dir die Frage von Jeff Bezos: Was ändert sich nicht? Drei Fragen sagen dir, ob KI hilft oder schadet.

Frage 1: Ändert sich das nie?

Bezos wurde ständig gefragt, was sich in den nächsten zehn Jahren ändert. Er hielt eine andere Frage für wichtiger: Was ändert sich nicht? Für Amazon war die Antwort klar. Kunden wollen niedrige Preise, schnelle Lieferung, große Auswahl, auch in zehn Jahren. Genau dort hat er seine Energie investiert, weil sie sich dort am längsten auszahlt.

Übertrag das auf deine Tabellen. Monatsabschluss und Soll-Ist-Vergleich kommen jeden Monat wieder.

Ein Chat rät jedes Mal neu. Dafür brauchst du ein System, das jedes Mal gleich rechnet: Power Query holt die Daten, Pivot und Formeln rechnen. Einmal gebaut, läuft es. KI für eine SUMMEWENNS zu fragen ist, als würdest du ein Taxi rufen, um die Post aus deinem eigenen Briefkasten zu holen.

Beim Bauen glänzt KI trotzdem. Lass dir die Power-Query-Schritte erklären oder den ersten Entwurf der Formel schreiben. KI baut mit, Excel betreibt.

Frage 2: Erkunde ich oder verantworte ich?

Es gibt zwei Arten, mit Zahlen zu arbeiten. Die eine sucht, die andere steht gerade.

Suchen heißt: Was passiert mit dem Deckungsbeitrag, wenn der Einkaufspreis um 8 Prozent steigt? Welche drei Kunden treiben den Umsatz? Wie könnte ein Dashboard für die Geschäftsführung aussehen, bevor du zwei Tage in Power BI steckst? Wie erklärst du dem Vertrieb, warum die Marge sinkt, ohne dass nach Folie drei alle aufs Handy schauen?

Das ist KI-Terrain. Da darfst du ausprobieren, und wenn es danebengeht, hast du bloß eine Idee verworfen.

Geradestehen heißt: Die Zahl geht an die Bank oder an den Steuerberater. Du unterschreibst. Dann muss jede Zahl nachvollziehbar sein, Zelle für Zelle, Formel für Formel. Das kann Excel. Ein Chatverlauf kann das nicht.

Frage 3: Kann ich das Ergebnis selbst prüfen?

Das ist die wichtigste der drei Fragen. Und die unbequemste.

Mir fällt immer öfter auf: Leute übernehmen, was die KI liefert, und prüfen nicht mehr, ob es stimmt. Die Formel sieht plausibel aus, das Ergebnis hat zwei Nachkommastellen, also wird’s schon passen.

​In der letzten Ausgabe hast du gesehen, wie das endet. Die Formel war richtig, nur für das falsche Programm. Mir ist es nur aufgefallen, weil ich den Unterschied zwischen Excel und Google Sheets kenne.

Meine Regel aus dem Dezember gilt weiter: Lass KI nur Dinge erledigen, bei denen du dich selbst auskennst. Sonst merkst du nicht, wenn sie danebenliegt.

Dein wichtigstes Werkzeug ist dein Kopf. Und der wird schwächer, wenn du ihn nicht benutzt.

Schnell-Check

• Kommt die Aufgabe jeden Monat wieder? Einmal sauber in Excel bauen. KI darf beim Bauen helfen.
• Einmalige Frage, Szenario oder Prototyp? KI zuerst.
• Geht die Zahl nach draußen oder trägt deine Unterschrift? Excel, nachvollziehbar, Zelle für Zelle.
• Kannst du das Ergebnis nicht selbst prüfen? Erst verstehen, dann delegieren.
• Unsicher? Stell die drei Fragen. Dauert 30 Sekunden.

Dein Monatsabschluss läuft dann, ohne dass du einen einzigen Prompt schreibst. Und die KI öffnest du nur noch, wenn du etwas wissen willst, das noch keiner gefragt hat.

Welche Aufgabe gibst du gerade an die KI ab, die eigentlich in ein Excel-System gehört?

Eine Frage an dich, ein Klick reicht: Wo setzt du KI in Excel gerade ein?

• ​A) Bei Routinen, die jeden Monat wiederkommen​
• ​B) Bei Analysen, Szenarien und Prototypen​
• ​C) Noch gar nicht​

Was dabei rauskommt, teile ich in einer der nächsten Ausgaben.

Aus dem Pinzgau

Am Sonntag war der 4. Brucker Dorflauf, und für mich war er wieder ein voller Erfolg. Viele Teilnehmer, gute Stimmung, gut organisiert.

Am meisten Spaß hatten die Läufer und die Kinder. Die Kinder waren richtig aufgeregt und haben jetzt schon Lust aufs nächste Jahr.

Und noch etwas: Letzte Woche habe ich auf YouTube ein Video über einen vollautomatisierten KI-Avatar gesehen. Laut Video soll man den Avatar in sechs Tagen bauen und damit in derselben Zeit 1.000 Dollar verdienen.

Ich stelle mich der Challenge. Wie es gelaufen ist, erfährst du in einer der nächsten Ausgaben. Ich bin selbst gespannt, was dabei rauskommt.

Bis nächste Woche,

Hans Peter

P.S. Meine ehrlichste Antwort auf „Wann macht KI Sinn?” hat inzwischen sechs Wörter. Wenn du danach noch selbst denkst.