Vom Anruf zum Angebot in zehn Minuten

Warum zwei meiner vier KI-Mitarbeiter seit August Däumchen drehen

Ein Freund von mir macht neben seinem Hauptjob den Ton bei Konzerten und Veranstaltungen. Neulich hat er mir erzählt, was ihn dabei am meisten nervt. Nicht das Mischen, sondern das Telefonieren.

Die Absprachen laufen fast alle am Telefon: Termin, Location, Technik, wer was mitbringt. Notizen macht er nebenbei oder gar nicht. Bis er sich ans Angebot setzt, sind ein paar Tage vergangen, und irgendein ausgemachtes Detail fehlt dann doch.

Das kennt jeder, der mit Kunden telefoniert. Ob Handwerker, Fotografin oder Berater.

Genau so eine Aufgabe ist die beste Bewerbung für einen KI-Mitarbeiter. Die Technik ist dabei Nebensache. Entscheidend ist, dass sie dich jedes Mal ärgert.

Ich sag das nicht aus der Theorie. Ich hab’s diesen Sommer falsch gemacht.

Heute weiß ich: Dein erster KI-Mitarbeiter braucht kein Technikstudium, sondern drei Schritte. Den Ärger finden, einmal von Hand durchspielen, erst dann automatisieren.

Schritt 1: Ärger aufspüren

Ich habe mir vier KI-Mitarbeiter gebaut. Der Morning Brief läuft jeden Tag, weil ich ihn jeden Morgen brauch. Zwei andere haben seit August kaum was getan. Der Output war gut, ich hatte nur keine Verwendung dafür. Gebaut, weil’s gegangen ist.

Mein Test seither: Kommt die Aufgabe jede Woche oder bei jedem Auftrag vor? Und nervt sie dich jedes Mal? Nur wenn beides stimmt, lohnt sich ein KI-Mitarbeiter. Sonst steht er herum wie ein 32-Kanal-Pult im Proberaum einer Blockflötengruppe.

Das Telefonat von oben besteht den Test locker. Also probieren wir’s.

Schritt 2: Ablauf ausprobieren

Bauen musst du dafür noch gar nichts. Für ein Kundentelefonat reichen zehn Minuten:

1. Gleich nach dem Auflegen sprichst du zwei Minuten aufs Handy, was ausgemacht wurde. Wer, wann, wo, was, welcher Preisrahmen. Unsortiert, so wie es dir einfällt.
2. Den Text gibst du der KI mit diesem Auftrag:

Mit der Notiz und deiner alten Angebotsvorlage lässt du dir einen Entwurf machen. Preis und Ton passt du selbst an.

Der wertvollste Teil ist die Liste der offenen Punkte. Sie zeigt dir, was du am Telefon vergessen hast zu fragen, bevor es dein Kunde merkt.

Warum eine Sprachnotiz und nicht gleich das Telefonat mitschneiden? Weil man ein Gespräch nicht ohne Zustimmung aufnimmt. Und Namen, Adressen oder Preise deiner Kunden haben in einem Gratis-Tool nichts verloren.

Schritt 3: Automatik anschalten

Erst wenn das drei, vier Mal von Hand funktioniert hat, lohnt sich ein fixer Ablauf. Dann weißt du, welche Fragen immer offen bleiben und wie dein Angebot ausschauen soll. Vorher automatisierst du nur dein Chaos.

Bei mir ist das der Personal Assistent. Er holt Notizen aus Besprechungen und vom Handy und legt sie in meine Wissensbasis. Den baue ich gerade, weil ich ihn wirklich brauche. Nicht, weil es geht.

Dabei bleibt meine 80/20-Regel: 80 Prozent macht die KI, die 20 Prozent, auf die es ankommt, mache ich. Bei einem Angebot sind das der Preis und die persönliche Note.

Schnell-Check

• Schreib eine Aufgabe auf, die dich jede Woche nervt
• Beim nächsten Kundentelefonat: zwei Minuten Sprachnotiz
• Prompt von oben verwenden, offene Punkte zuerst lesen
• Drei, vier Mal von Hand, erst dann automatisieren
• Keine Kundendaten in Gratis-Tools

Wenn das Angebot am selben Abend draußen ist statt nach drei Tagen, hast du den Kopf frei für den nächsten Auftrag.

Welche Aufgabe nervt dich jede Woche so sehr, dass du sie nie wieder selbst machen willst?

Probier es aus: Mach nach deinem nächsten Kundentelefonat die Sprachnotiz und schreib mir, was auf der Liste der offenen Punkte stand. Einfach auf diese Mail antworten.

Bis nächste Woche,

Hans Peter

P.S. Zwei meiner KI-Mitarbeiter haben seit August frei. Immerhin ohne Gehalt.

P.P.S. Ich tüftle gerade an etwas rund um eigene KI-Mitarbeiter. Mehr dazu, sobald es spruchreif ist.