Ein Morgen im Ende Juli. Ich komme ins Büro, starte den Laptop, hole Kaffee, checke die Arbeitsmails, checke Teams, mache mir eine Übersicht. Alles für meinen Brotjob.

Und dabei immer dieses mulmige Gefühl: Verpasse ich gerade etwas im anderen Postfach? Eine Mail fürs eigene Business, eine Deadline, einen Termin?

Also kurz rüber zu GMX. Dann Google Mail. Dann der Kalender. Dann zurück zu Outlook. Ich war auf zwei Hochzeiten und dadurch ständig abgelenkt.

Heute liest das jemand anderer für mich: mein Morning Brief, ein KI-Mitarbeiter, den ich im August gebaut habe. Er darf fast nichts. Mit Absicht.

Alle wollen den Agenten, der alles kann

In meinen Kursen höre ich zwei Sätze immer wieder, sinngemäß: „Das geht alles so schnell.“ Und kurz danach: „Kann ich dem überhaupt vertrauen, was da rauskommt?“

Versprochen wird dir der Agent, der dein Postfach leert, Termine zusagt und Kunden antwortet, während du schläfst. Die eigentliche Sorge ist aber nicht, dass du zu langsam bist. Sie lautet: Ich gebe etwas aus der Hand und verliere die Kontrolle.

Zwei Minuten gespart, jedoch weißt du wirklich, was mit deinen Daten passiert ist?

Die erste Woche lief er nur auf Zuruf

Gebaut habe ich den Brief am 10. August. Ausgangspunkt war ein Prompt aus einem Udemy-Kurs, den ich an mein System angepasst habe. Danach kam erst einmal eine Probewoche: Ich habe ihn nur auf Zuruf laufen lassen.

Der Grund ist ein bisschen peinlich. Ich war mir nicht sicher, ob ich ihn überhaupt lese. Meine Prüffrage für diese Woche war eine einzige: Öffne ich ihn morgens wirklich?

Erst nach dem Ja kam der Zeitplan. Seit 17. August läuft er täglich um 6 Uhr.

Damit du das richtig einordnest: Von vier KI-Mitarbeitern, die ich gebaut habe, läuft nur dieser eine täglich. Zwei haben seit August kaum gearbeitet. Bauen ist der leichte Teil, ob du ihn wirklich nutzt, zeigt erst der Alltag.

Er darf genau eine Sache allein

Um 6 Uhr liest der Brief die heutigen Termine und die neuen Mails seit dem letzten Lauf. Nur mein privates Postfach und drei von neun Kalendern, der Rest bleibt bewusst draußen.

Dann ordnet er beides meinen Prioritäten für den Tag zu: Was bewegt etwas, was frisst nur Zeit? Heraus kommt ein Brief mit unter zwei bis drei Minuten Lesezeit und genau einem nächsten Schritt. Den lese ich meistens am Morgen nach dem ich den Laptop geöffnet und hochgefahren habe.

Das mulmige Gefühl ist mit der Übersicht verschwunden, was zu tun ist und was wirklich wichtig ist. Meistens, muss ich zugeben, ist nichts wirklich Wichtiges dabei. Genau das wollte ich wissen.

Selbstständig darf er nur eines: eine neue Zeile in meiner Notion-Datenbank anlegen. Ändern, Löschen und alles andere braucht meine Freigabe.

Beim Schreiben dieser Ausgabe ist mir übrigens aufgefallen, dass meine eigene Webseite gerade etwas ganz anderes erzählt als dieser Newsletter. Dazu nächste Woche mehr.

Warum bei mir immer zwei draufschauen

Mir ist wichtig, bei diesen Dingen den Human in the Loop zu haben. Das bin in dem Fall ich. Ich möchte nicht, dass die KI irgendwas ungeprüft löscht, beantwortet oder sonst irgendwas macht.

Die Haltung kommt aus meiner Zeit im Prüfungsteam bei PwC und PKF. Dort galt das Vier-Augen-Prinzip: Was rausgeht, hat ein Zweiter gesehen. Bei meinem KI-Mitarbeiter bin ich das zweite Paar Augen.

Dazu kommt ein persönlicher Grund. Ich glaube, durch die KI wird der persönliche Kontakt zwischen uns Menschen noch geringer, als er jetzt schon ist. Deshalb gilt meine 80-20-Regel: 20 Prozent mache ich selber. Ich möchte die Persönlichkeitsnote nicht verlieren.

Beim Kinderfußball ist es genauso. Ich baue gerade einen KI-Mitarbeiter, der mir Übungen und Trainingspläne zusammenstellt, damit Abwechslung reinkommt. Oft sind die Übungen nicht für meine Ballschule geeignet, also für die Jüngsten. Ich muss sie umbauen. Die KI trainiert nicht. Sie schlägt vor, ich überarbeite, und auf dem Platz stehe ich mit den Kindern.

Dein erster KI-Mitarbeiter passt auf einen Zettel

Nimm dir morgen früh zehn Minuten und einen Zettel. Vier Fragen, in dieser Reihenfolge. Unter jeder steht, wie ich sie für meinen Morning Brief beantwortet habe.

1. Was mache ich jeden Tag, immer gleich?

Schreib drei Routinen auf, die jeden Morgen oder jede Woche wiederkommen. Die kleinen Handgriffe zählen, die großen Projekte lass weg.

Meine: Postfächer durchsehen, Kalender checken, entscheiden, was heute zählt.

2. Was kostet mich davon Zeit und Nerven?

Markier die eine Routine, die dich am meisten aus dem Tag reißt.

Meine: das Hin- und Herspringen zwischen Outlook, GMX, Google Mail und Kalender, mit dem mulmigen Gefühl, etwas zu übersehen.

3. Könnte das eine Maschine für mich machen?

Drei Prüffragen: Kommt die Arbeit immer aus denselben Quellen? Gibt es eine klare Regel, nach der du entscheidest? Kannst du das Ergebnis in zwei Minuten kontrollieren? Dreimal Ja, dann ja. Braucht die Aufgabe deine persönliche Note, bleibt sie bei dir.

Meine: Ja. Die Quellen sind Mails und Kalender, die Regel sind meine Prioritäten, das Ergebnis ist ein kurzer Brief. Antworten an Menschen bleiben bei mir.

4. Wie müsste ich ihn aufbauen?

Bevor du irgendein Werkzeug öffnest, schreib seine Stellenbeschreibung in vier Zeilen. Genau hier entscheidest du, wie viel Kontrolle du behältst.

Meine:

• Liest: die heutigen Termine aus drei von neun Kalendern und die neuen Mails in meinem privaten Postfach
• Liefert: jeden Morgen um 6 Uhr einen Brief mit zwei bis drei Minuten Lesezeit und genau einem nächsten Schritt
• Darf allein: eine neue Zeile in Notion anlegen
• Braucht meine Freigabe: alles andere

Dann eine Woche auf Zuruf testen, mit einer einzigen Prüffrage: Nutze ich das Ergebnis wirklich? Erst nach dem Ja kommt der Zeitplan.

Wenn du bei der letzten Zeile niemanden eintragen kannst, der freigibt, ist die Routine noch nicht reif zum Abgeben. Auch das ist ein Ergebnis.

Mehr braucht der erste Schritt zum AI-Architekten nicht: einen Engpass, eine klare Regel und deine Entscheidung, was du abgibst und was du selbst prüfst. Programmieren musst du dafür nicht.

Antworte mir: Welche Aufgabe deines Morgens würdest du als Erste abgeben? Ich lese jede Antwort selbst und zeige dir gern in einem persönlichen Meeting wie man einen kleinen Assistenten baut.

Nächsten Donnerstag: meine eigene Webseite kommt auf den Tisch

Am 15. Oktober baue ich aimadesimple.at um, mit StoryBrand und KI, vorher und nachher. Heute geht es dort noch fast nur um KI und Excel. Schau dir bis dahin den ersten Satz deiner eigenen Webseite an und frag dich: Weiß ein Kunde danach, was du für ihn tust?

Aus dem Pinzgau

Unglaublich, aber wahr: Diese Wochenende hat die Saisonstart am Kitzsteinhorn gestartet. Es liegt aber noch sehr wenig Schnee am Berg, jedoch mit dem großen Schneedepot aus dem letzten Witter ist das möglich. Die Pisten schauen schon ziemlich vielversprechend aus.

Letztes Wochenende haben wir einen schönen Tag am Klammsee in Kaprun verbracht. War wirklich ein schöner Herbsttag am See, entspannend mit Familie und Freunden.

Bis nächste Woche,

Hans Peter

P.S.

Zwischenstand Liv: sieben Posts bisher, jeden Tag einer. Nur einen Tag habe ich ausgelassen und am nächsten dafür zwei gemacht. Ein, zwei längere Videos haben über 100 Credits gekostet, damit war das Volumen meines Starter-Abos verbraucht, und ich habe um 60 Euro 1.000 Credits dazugekauft. Unerwartet schnell am ersten Limit. Die Videos sind okay, man merkt aber, dass sie KI-lastig sind. Gepostet wird noch von Hand, doch die Priorität sind bessere Prompts, damit Liv natürlicher wirkt. Macht unglaublich Spaß, ich lerne viel über Reels, Carousels und Bilder. Stand heute: 4 Follower. Bis 1.000 ist noch ein bisserl Luft. ;-)