Zehn Prozent Nachlass kosten dich einundsechzig

Was passiert, wenn du eine Kalkulation nicht selbst zusammenstellst

Mittwochabend, halb neun. Ich wollte etwas ausprobieren.

Als Controller habe ich genug Kalkulationen gebaut, um zu wissen, wie eine aussieht. Was ich noch nie gemacht hatte, war der ganze Weg mit KI: von der ersten Frage bis zur fertigen Excel-Datei, ohne dass ich zwischendurch selbst die Liste schreibe.

Also habe ich mir einen Fall genommen, den ich gut genug kenne. Ein Inhouse-Training, zwei Tage, Excel und KI, acht bis zwölf Leute in einem Firmenschulungsraum. Fiktiv, aber mit echten Zahlen gerechnet.

Und statt selbst zu tippen, habe ich mich befragen lassen.

Einundzwanzig Fragen später bin ich an einer Position hängengeblieben: Reisezeit. Die Fahrtkosten hätte ich selbstverständlich angesetzt, das Ticket ist eine Ausgabe und Ausgaben fallen einem ein. Die vier Stunden im Zug wären mir durchgerutscht, weil sie keine Rechnung erzeugen.

Am Ende der Erhebung standen vierzehn Stunden vor der Gruppe und fünfundsiebzig Stunden Gesamtaufwand.

Ich hätte viel weniger angeboten.

Drei Schritte haben in diesem Durchlauf funktioniert, und der letzte war der wertvollste. Ich gehe sie in der Reihenfolge durch, in der ich sie gebraucht habe.

Schritt 1: Erheben lassen, statt selbst aufzulisten

Der übliche Weg ist, sich hinzusetzen und die Positionen aufzuschreiben. Das geht schnell und es geht schief, weil man beim Aufschreiben denselben Denkweg nimmt wie immer.

Ich habe es umgedreht und die KI die Fragen stellen lassen. Eine nach der anderen, ohne Vorschläge, ohne Zusammenfassung, bis nichts mehr offen war. Zwei Sätze im Prompt haben dafür gereicht: schlag mir keine Positionen vor, frag danach. Und: fass nichts zusammen, bevor du fertig gefragt hast.

Danach standen einundzwanzig Positionen in fünf Blöcken da, von der Angebotserstellung bis zum Abschlussgespräch. Etwa fünfzehn davon hätte ich auch allein gehabt. Die restlichen sechs sind genau die Sorte, die keine Rechnung erzeugt und deshalb nicht auffällt.

Und ja, das setzt voraus, dass du deine Zahlen hochladen darfst. Bei der eigenen Kalkulation ist das unkritisch, das sind deine Kosten und keine Kundendaten.

Schritt 2: Das Modell bauen lassen, die Zahlen selbst setzen

Für das Kalkulationsblatt habe ich die Struktur angefordert, nicht die Werte. Einzelkosten getrennt von Gemeinkosten, der Stundensatz an genau einer Stelle, Risikopuffer als eigene Zeile statt versteckt in den Positionen, und der Angebotspreis als Ergebnis und nicht als Ausgangspunkt.

Dazu ein Satz, der wichtiger war als alles andere: erfinde keine Zahlen, schreib überall PLATZHALTER, wo ein Wert von mir kommt. Das hat gehalten, in beiden Durchgängen, und ich habe es zweimal geprüft.

Interessant wurde es, als das Modell stand und ich Szenarien rechnen konnte. Zehn Prozent Nachlass kosteten in dieser Rechnung einundsechzig Prozent Deckungsbeitrag. Das klingt nach einem Rechenfehler, ist aber schlicht die Hebelwirkung: Wenn die laufenden Kosten fünf Sechstel des Preises binden, trifft ein Nachlass nicht den Preis, sondern nur das letzte Sechstel.

Die Regel dahinter ist einfach und du kannst sie auf deine eigenen Zahlen anwenden: Preis geteilt durch Deckungsbeitrag ergibt deinen Hebel. Bei einem Sechstel Deckungsbeitrag wirkt jeder Prozentpunkt Nachlass sechsfach. Bei einem Drittel nur dreifach. Rechne deinen Faktor einmal aus, dann weißt du für jedes künftige Gespräch, was ein Zugeständnis kostet.

Mein tatsächlicher Spielraum lag bei gut sechs Prozent, bevor ich unter meine eigene Untergrenze falle. Gefordert werden üblicherweise zehn. Die normale Rabattbitte liegt also unter dem Boden, bevor überhaupt etwas schiefgegangen ist.

Das unangenehmste Szenario war ein anderes. Der Kunde zahlt den vollen Preis, es wird nicht verhandelt, das Projekt dauert dreißig Prozent länger als geplant. Der Deckungsbeitrag kippt tiefer ins Minus als beim Rabatt, und weil es kein Gespräch darüber gibt, fällt es niemandem auf. Man sieht es erst am Jahresende.

Schritt 3: Die fertige Rechnung angreifen lassen

Das war der beste Teil, und ich hätte ihn beinahe weggelassen.

Ich habe die fertige Kalkulation zweimal zerlegen lassen. Einmal von der KI in der Rolle eines Einkaufsleiters, einmal in der Rolle eines Steuerberaters. Dieselbe Technik wie vorige Woche, nur diesmal an meinen eigenen Zahlen.

Der Einkäufer hat zehn Angriffe gefunden. Drei davon hätten mich im Gespräch erwischt, darunter einer, der halb stimmt und deshalb schwer zu beantworten ist. Der Steuerberater hat an einer anderen Stelle angesetzt: nicht am Preis, sondern an dem, was nach Steuern und Beiträgen davon übrig bleibt.

Von den beiden war der Steuerberater der teurere. Der Nachlass, über den ich verhandeln wollte, kostete weniger als die Rücklage, die ich zu niedrig angesetzt hatte.

Im Angebot selbst steht davon übrigens nichts. Kein Stundensatz, keine Aufschlüsselung, ein Preis all-in. Sobald ein Kunde fünfundsiebzig Stunden sieht, verhandelt er über Stunden statt über das Ergebnis. Die Kalkulation ist nicht für ihn, sie ist dafür, dass du deinen Boden kennst, bevor jemand danach fragt.

Wann hast du zuletzt einen Rabatt gegeben, ohne zu wissen, was er dich gekostet hat?

Der Schnell-Check

• Lass dich zu deiner nächsten Kalkulation befragen, statt die Liste selbst zu schreiben.
• Sperr der KI im Prompt das Erfinden von Zahlen. Ein Satz genügt, und er wirkt.
• Zieh die Positionen heraus, die keine Rechnung erzeugen. Dort sitzen die Lücken.
• Rechne einmal aus, wie viel Deckungsbeitrag dich zehn Prozent Nachlass kosten.
• Lass die fertige Kalkulation von zwei Gegenspielern zerlegen, bevor du sie verschickst.

Der ganze Durchlauf hat rund anderthalb Stunden gedauert, vom ersten Kostenüberschlag bis zum doppelten Gegencheck. Am Ende lag eine Datei da, die ich beim nächsten Angebot wieder verwende, und beim zweiten Mal fällt der größte Teil der Zeit weg. Für einen Prozess, den ich vorher nur in Teilen kannte, ist das ein gutes Verhältnis.

IMPLEMENTATION KIT

Das Vorgehen, Schritt für Schritt

Nicht meine Kalkulation, sondern der Weg dorthin. Die fünf Prompts in der Reihenfolge, in der ich sie benutzt habe, mit den Sätzen, die das Verhalten der KI tatsächlich gesteuert haben: die Interviewregel, die Sperre gegen erfundene Zahlen, die beiden Gegenspieler-Rollen. Dazu eine Checkliste mit siebzehn Positionen, an der du dein eigenes Leistungsverzeichnis prüfst.

Das lässt sich auf jede Dienstleistung anwenden, die du als Paket verkaufst, nicht nur auf ein Training.

​Hier ist das Handout, ohne Anmeldung, ohne Formular.​

Darin steht auch, wo bei echten Kundendaten die Grenze verläuft. Ausführlicher steht das auf zwei Seiten in der KI-Datenschutz-Ampel für Controller und Buchhalter, falls du sie noch nicht hast.

Aus dem Pinzgau

Am Mittwoch war Sonnenfinsternis. Über achtzig Prozent, und das Ganze kurz vor Sonnenuntergang. Wir sind extra auf den Berg gefahren.

Das Maximum war für 20:13 angesagt, eine Minute später geht die Sonne unter. Bei uns ist sie schon vorher hinter den Grat gesprungen, und der Mond stand da gerade erst richtig gut. Im Pinzgau zu wohnen hat viele Vorteile, freie Sicht nach Westnordwesten gehört nicht dazu.

Dieselbe Nacht war Neumond, und dieselbe Nacht waren die Perseiden. Mein Kind und ich sind liegen geblieben und haben Sternschnuppen gezählt, bis wir mit dem Zählen aufgehört haben.

Bis nächste Woche,

Hans Peter

P.S. Ein Kritikpunkt, der mir aufgefallen ist: Beim Bauen der Excel-Datei hat mir die KI jede einzelne Zelle im Chat erklärt, während die fertige Datei danebenlag. Das war unübersichtlich und überflüssig. Wenn du das nachbaust, sag gleich dazu, dass du die Datei willst und eine kurze Zusammenfassung, kein Zellenprotokoll.

P.P.S. Der kostenlose Kurs aus der letzten Ausgabe läuft weiter. Von der Zahl zur Entscheidung, drei Erzähltechniken an echten Auswertungen. Antworte mit KURS, dann bist du dabei, sobald er fertig ist.