Deine Aufgabe ist Analyse. Nicht Putzen.

Wie KI deinen Export-Datenmüll in Minuten bereinigt, ohne dass du die Kontrolle abgibst.

Ich war Controller. Meine Aufgabe war Analyse.

Was ich wirklich gemacht habe? Daten putzen.

Jeden Monat dasselbe: Bericht in SAP BW aufbauen, exportieren, Fehler suchen. Zahlen die keine Zahlen waren. Datumsspalten in vier verschiedenen Formaten. Felder die je nach Quelle anders benannt waren.

Dazu kamen die Excel-Files der Kollegen. Jeder hatte seinen eigenen Stil. Alles manuell zusammenführen, manche Dinge per Hand abtippen, alles einzeln prüfen.

Abgabe: erste Tage des Folgemonats. Die Bereinigung fraß fast die gesamte verfügbare Zeit.

Für die Analyse blieben Minuten. Kein tiefer Blick. Kein Detail.

Ausreißer, Rundungsfehler, echte Probleme in den Daten: wenn wir sie erkannten, war es meist zu spät. Manchmal erkannten wir sie gar nicht.

Die eigentliche Arbeit, das Denken, die Analyse, kam immer als letztes. Wenn überhaupt.

Das Problem ist nicht der Datenmüll. Das Problem ist die Zeit, die du brauchst, ihn wegzuräumen, bevor du überhaupt denken kannst.

KI ändert das. Nicht weil sie besser putzt als du. Sondern weil sie schneller putzt. Und du trotzdem das letzte Wort behältst.

Du musst keine Datei mehr von Hand säubern. In 3 Schritten bringt dir KI jeden chaotischen Export in Minuten in eine saubere, vertrauenswürdige Tabelle, ohne dass du die Kontrolle abgibst.

Schritt 1: Sag der KI, wie das Ergebnis aussehen soll, nicht wie sie putzen soll

Die meisten beschreiben das Problem. Besser: Beschreib das Ziel.

Nicht: “Hier ist meine Tabelle, bereinige sie.”

Sondern: “Ich brauche eine Datumsspalte im Format TT.MM.JJJJ, Beträge als echte Zahlen ohne Währungssymbol, einen Kunden pro Zeile.”

Prompt zum Mitmachen: > “Hier ist ein Ausschnitt meiner Tabelle. Was ist an diesen Daten kaputt oder inkonsistent? Liste die Probleme auf, bevor du etwas änderst.”

Die KI weiß jetzt, wohin die Reise geht. Nicht du musst die Formel kennen. Du musst das Ergebnis kennen.

Schritt 2: Erst Diagnose, dann Änderung

Lass die KI nicht sofort loslegen.

Lass sie zuerst sagen, was kaputt ist. Dann bestätigst du. Dann erst wird geputzt.

Bei Claude für Excel ist das ein echtes Feature: Die KI liefert einen Spalte-für-Spalte-Plan, fragt nach bevor sie etwas ändert, und warnt vor dem Überschreiben. Ein “Claude Log”-Tab dokumentiert, was passiert ist.

Prompt zum Mitmachen: > “Vereinheitliche die Datumsspalte auf TT.MM.JJJJ und wandle die Beträge in echte Zahlen ohne Währungssymbol um. Zeig mir die Formel und erkläre sie.”

Das gibt dir Kontrolle. Nicht weniger als vorher. Mehr.

Schritt 3: Putzen lassen, Ergebnis prüfen

Die KI liefert die bereinigte Tabelle oder die Formeln. Dein Job: eine Stichprobe.

Der einfachste Profi-Check: Zeilenzahl vorher mit nachher vergleichen.

Warum? Beim Upload zu ChatGPT oder Claude können bei großen Files Zeilen still abgeschnitten werden. Bei Deduplizierung kann die KI mehr löschen als gewollt. Beide Risiken sind real. Beide erkennst du mit einem Blick auf die Zeilenzahl.

Prompt zum Mitmachen: > “Finde Duplikate anhand von Firmenname und E-Mail, markiere sie, lösche aber nichts automatisch.”

Putzen ja. Blindes Vertrauen nein.

Der Gratis-Weg, und was er wirklich kostet

Ehrlich gesagt: Der reibungslose In-Sheet-Workflow kostet Geld.

Claude für Excel braucht einen bezahlten Plan (Pro, Team oder Enterprise). Copilot in Excel ist nur mit Microsoft 365 verfügbar. Beides ist nicht gratis.

Der kostenlose Weg geht so: Datei in ChatGPT oder Claude hochladen, bereinigtes Ergebnis zurück kopieren. ChatGPT Free erlaubt rund 3 Datei-Uploads pro Tag, Datenanalyse ist vorhanden aber stark limitiert.

Was kostet der Gratis-Weg wirklich? Zeit statt Geld. Mehr manuelle Schritte, weniger Komfort.

Du entscheidest, was dir lieber ist.

Ein Wort zum Datenschutz: Wenn deine Exportdatei Kundennamen und E-Mails enthält, gilt das für jedes Tool.

ChatGPT, Claude, Copilot: Jedes hat eigene Einstellungen für Training und Datenweitergabe. Prüfe bei jedem Tool aktiv, ob du Uploads für das Training deaktivieren kannst und ob du das schon getan hast. Dazu kommen die Compliance-Richtlinien deines Unternehmens. Viele Organisationen haben klare Vorgaben, welche Daten in welche Tools dürfen. Diese gehen vor.

Faustregel: Kundendaten anonymisieren bevor sie in ein externes Tool gehen. Oder In-Tenant-Lösungen wie Copilot nutzen, die innerhalb deiner Microsoft-Umgebung bleiben.

Und noch etwas: Claude für Excel sollte nur mit Dateien aus vertrauenswürdigen Quellen genutzt werden. Dein eigener CRM-Export ist kein Problem. Eine gemailte Fremd-Datei kann eine Gefahrenzone sein.

Garbage in, garbage out gilt auch für KI. Nur putzt sie das Garbage jetzt für dich.

Schnell-Check

Bevor du das nächste Mal manuell putzt, drei Fragen:

• Habe ich der KI beschrieben, wie das Ergebnis aussehen soll, nicht wie sie putzen soll?
• Habe ich die Diagnose bestätigt, bevor ich bereinigen ließ?
• Habe ich Zeilenzahl vorher und nachher verglichen?

Wenn alle drei mit Ja: Du arbeitest wie ein Profi.

Welche Export-Datei treibt dich regelmäßig in den Wahnsinn? Antworte direkt auf diese E-Mail. Ich lese alles.

Bis nächste Woche,

Hans Peter

P.S. Saubere Daten sind nicht die Arbeit. Sie sind die Voraussetzung, dass deine Arbeit zählt.

P.P.S. Im Kurs “KI und Claude in der Praxis” zeige ich dir, wie du solche Workflows von Grund auf aufbaust. Die Warteliste ist offen, hit reply um auf die Warteliste zu kommen.